Der QM-Blog

Probleme bei der Einführung eines QMS

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Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) kann Unternehmen dabei helfen, ihre Produkte oder Dienstleistungen zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Effizienz ihrer Prozesse zu erhöhen. Allerdings gibt es bei der Einführung eines QMS auch Herausforderungen und Nachteile, die Unternehmen berücksichtigen sollten. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Vor- und Nachteile der Einführung eines QMS und geben Ihnen Tipps, wie Sie bei der Umsetzung vorgehen können.

Welche Probleme können bei der Einführung eines QMS entstehen?

Die Einführung eines QMS kann für Unternehmen eine Herausforderung sein. Einige der häufigsten Probleme, die bei der Implementierung eines QMS auftreten können, sind:

  • Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter können sich gegen die Einführung eines QMS sträuben, da sie befürchten, dass dies zusätzliche Arbeit bedeutet oder ihre Arbeitsweise beeinträchtigt.

  • Mangelnde Ressourcen: Die Einführung eines QMS erfordert Zeit, Geld und Personal. Wenn ein Unternehmen nicht über ausreichende Ressourcen verfügt, kann dies die Implementierung erschweren.

  • Komplexität des Systems: QMS-Systeme können sehr komplex sein und erfordern oft eine umfassende Schulung, um sie effektiv zu nutzen.

  • Bürokratie: Ein QMS kann zu einer bürokratischen Arbeitsweise führen, die die Mitarbeiter frustrieren und ineffizient machen kann.

  • Überregulierung: Ein QMS kann dazu führen, dass Unternehmen sich zu sehr auf die Einhaltung von Standards und Verfahren konzentrieren und weniger auf Innovation und Kreativität.
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Wie sollte man bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems vorgehen? Herausforderungen bewältigen

Um die Einführung eines QMS erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen einige wichtige Schritte beachten. Dabei geht es vor allem darum ein QMS immer individuell an das Unternehmen anzupassen und keinen starren Vorgaben nachzuahmen. Selbst im Falle einer angestrebten ISO9001 Zertifizierung können Sie die Implementierung individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Auch die Norm gibt vor, dass Sie Abschnitte ganz oder teilweise weglassen dürfen, wenn diese auf Ihr Unternehmen nicht anwendbar sind.

Aber lassen Sie uns auf die Eingangs beschriebenen Herausforderungen eingehen und klären wie wir diesen entgegen wirken können.

 

  • Widerstand gegen Veränderung: Wenn sich Mitarbeiter sträuben das QM-System zu leben und zu implementieren, kommt dies meist daher dass sie auf dem Weg dort hin nicht abgeholt wurden. Ihnen wurden die Gründe für die Einführung nicht plausibel erklärt. Sie wurden nicht darüber informiert welche Probleme ein QM System lösen kann und wie die Definition von Prozessen ihren Arbeitsalltag erleichtern kann. Hierfür sind Schulungen und Workshops direkt in der Einführungsphase wichtig. Zunächst muss die Identifikation des Mitarbeiters mit dem Thema prozessorientierte Qualität geschaffen werden. Erst nachfolgend kann sich die Veränderung und das Ergebnis einstellen.
    Aber auch das Thema Wertschätzung spielt eine wichtige Rolle. Viele Mitarbeiter fühlen sich in ihren Vorschlägen und Anmerkungen zum Arbeitsalltag nicht ernst genommen. Ein nachhaltig erfolgreiches QM System lebt von Verbesserungen der Prozesse und diese kommen nunmal unmittelbar von den ausführenden Personen. Die Vorschläge sollten offen eingefordert und gesammelt werden. Aber auch mit dem Hinweis, dass eine ad hoc Umsetzung zu Unruhe, Chaos und Qualitätseinbußen führen kann.

  • Ressourcen: Vor allem Geld und Personal spielen hierbei eine große Rolle. Die Kosten können minimiert werden, wenn die Einführung des QMS durch alle Mitarbeiter gemeinschaftlich erfolgt. Also eine Identifikation mit den Qualitätszielen erfolgt und jeder seinen Teil bei der Entwicklung beiträgt. Wenn aber schlichtweg die (Wo-)Menpower fehlt, aber ein QM System trotzdem, z.B. auf Anforderung von Großkunden, eingeführt werden soll kann es helfen die Betreuung an einen externen Berater auszulagern. Kurzfristig kann dies zwar zu hohen Kosten führen, die Mitarbeiter sind aber etwas entlastet und es muss nicht unmittelbar ein QM-Manager eingestellt werden.
    Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Geschäftsführung bei Einführung eines QM Systems darauf achten muss, dass die Mitarbeiter auch die Zeit und den Raum haben um sich z.B. bei Workshops mit dem QM System zu befassen und dies auszuarbeiten.

  • Komplexität: Versuchen Sie zunächst herauszufinden Wo, in welchen Unternehmensbereichen die Einführung eines QM Systems am meisten Sinn macht. So können Ressourcen eingespart werden und das Unternehmen kann sich an die neue Managementstruktur gewöhnen.

  • Bürokratie: Ja, ein QM System bringt etwas Bürokratie mit sich. Diese Dokumentation ist vor allem bei einer angestrebten ISO9001 Zertifizierung verpflichtend. Aber auch hier kann Abhilfe geschaffen werden. Die Dokumente sollten schlicht und übersichtlich gehalten werden. So wenig wie möglich, so viel wie nötig lautet die Divise. Mit den richtigen QM Managern oder externen Beratern lassen sich außerdem auch zeitsparende digitale Programme zur Dokumentation finden. Auch hierbei sollte vorher Kosten und Nutzen analysiert werden.

  • Überregulierung: Das Risiko der Überregulierung besteht vor allem wenn ein QM System einfach blind übernommen und eingeführt wird. Wenn es nicht dem individuellen Charakter des Unternehmens entspricht. Dann ist es starr und blockiert. Ein ordentliches QM System gibt Struktur und Leitlinie vor. An dieser orientiert können Unternehmen große Innovationssprünge viel ruhiger und planbarer bestreiten. Langfristig führt dies zu einem starken Wettbewerbsvorteil.

    Fazit: Wie Sie sehen können Sie auch Herausforderungen die bei der Einführung eines QM-Systems entstehen planbarer machen. Vorausschauend zu Denken ist dabei ein wesentlicher Bestandteil. Wenn wir Sie bei der Einführung eines passenden Qualitätsmanagementsystems unterstützen dürfen können Sie von einem zielführenden Projektmanagement ausgehen. Kontaktieren Sie uns gerne.

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