Der QM-Blog
Prozessanweisung und Verfahrensanweisung- der Unterschied liegt im Detail
In Beratungen werden wir oft gefragt wo der Unterschied der Begrifflichkeiten „Prozessbeschreibung“, „Prozessanweisung“ und „Verfahrensanweisung“ liegt. Schließlich und endlich sind beide Begriffe ein Teil des dokumentierten Qualitätsmanagements. In diesem Blog Beitrag klären wir auf.
DIN EN ISO9000 regelt die Begriffe welche innerhalb der Norm ISO9001 verwendet werden. - Verfahrensanweisungen taucht hier nicht auf
Gemäß ISO 9000 werden Prozessbeschreibungen als „Dokumente, die Informationen zur Durchführung von Prozessen bereitstellen“ definiert. Sie dienen dazu, den Prozessablauf zu beschreiben, einschließlich der Schritte, Verantwortlichkeiten und Interaktionen zwischen verschiedenen Prozessen oder Abteilungen.
Verfahrensanweisungen werden in der Norm DIN EN ISO 9000, welche die Begriffe der Qualitätsmanagementnorm ISO9001 regelt, nicht ausdrücklich erwähnt. Stattdessen wird der Begriff „dokumentierte Verfahren“ verwendet, um auf die Notwendigkeit hinzuweisen, bestimmte Prozesse oder Aktivitäten im Rahmen des QMS zu dokumentieren. Dokumentierte Verfahren können Anweisungen, Verfahren, Arbeitsanweisungen oder andere Arten von Dokumenten umfassen, die für die Steuerung und Durchführung von Prozessen relevant sind.
Es ist wichtig anzumerken, dass die ISO 9000 eine generische Norm ist und Organisationen ermutigt, ihre spezifischen Anforderungen basierend auf ihrer Art der Tätigkeit, den Produkten oder Dienstleistungen, die sie anbieten, und den geltenden rechtlichen und behördlichen Anforderungen anzupassen. Daher können die tatsächlichen Anforderungen und die Terminologie in der Praxis je nach Organisation variieren. Und sie sollten auch variieren. Denn ein weiterer Grundsatz der DIN EN ISO9001 ist so wenig wie möglich und so viel wie nötig zu dokumentieren. Damit ist schlicht und einfach gemeint, dem Unternehmen nicht unnötig viel „Papierkram“ aufzubürden. Dies frustriert Mitarbeiter und hindert daran die angestrebte Qualität zu erreichen.
Das Was- und das Wie etwas getan wird
Eines vorneweg. Wir präferieren in unserer Beratung den Begriff „Prozessbeschreibung“ gegenüber der „Prozessanweisung“ da in der Natur der deutschen Sprache der Begriff „Anweisung“ eine gewisse Befehlstonalität mitbringt und „Beschreibung“ doch etwas unterstützender und kooperativer klingt. Der Unterschied zwischen Prozessbeschreibung, Verfahrensanweisung und Arbeitsanweisung liegt in ihrem jeweiligen Anwendungsbereich und ihrer Detaillierungsstufe:
Prozessbeschreibungen: Prozessbeschreibungen beschreiben den allgemeinen Ablauf eines bestimmten Prozesses. Sie geben eine übergreifende Orientierung und erklären, wie der Prozess durchgeführt werden sollte, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Prozessanweisungen bieten einen Überblick über die erforderlichen Schritte, die Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen und mögliche Kontrollpunkte während des Prozesses. Sie sind eher allgemein gehalten und bieten Raum für individuelle Anpassungen und Interpretationen.
Verfahrensanweisungen: Verfahrensanweisungen sind detaillierter als Prozessanweisungen. Sie bieten spezifische Anleitungen, wie ein bestimmter Schritt oder eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines Prozesses durchgeführt werden sollte. Verfahrensanweisungen enthalten konkrete Anweisungen, Vorgaben, Prüfanweisungen, Arbeitsanweisungen oder Checklisten, um sicherzustellen, dass die Arbeit nach den festgelegten Standards durchgeführt wird. Sie sind oft präzise und lassen wenig Raum für Interpretationen.
In Bezug auf ihre Dokumentations-Hierarchie können Prozessbeschreibungen als übergeordnete Dokumente betrachtet werden, da sie den allgemeinen Ablauf eines Prozesses beschreiben. Sie bieten eine Orientierung für verschiedene Tätigkeiten und Verfahren innerhalb dieses Prozesses. Verfahrensanweisungen sind eine Stufe spezifischer und detaillierter, da sie sich auf bestimmte Schritte oder Aufgaben innerhalb eines Prozesses konzentrieren. Sie dienen dazu, die Durchführung dieser spezifischen Schritte gemäß den festgelegten Standards sicherzustellen. An finaler Stelle stehen die Arbeitsanweisungen. Diese wären in Bezug auf die obere Hirarchieabstufung die detailierteste Dokumentation. Sehr überspitzt beschrieben kann hierin genau beschrieben werden welchen Handgriff ein Mitarbeiter machen soll. Natürlich wird nicht jedes Unternehmen in diese Tiefe gehen, aber besonders bei der Integration internationaler Fachkräfte die hier auf Sprachbarrieren treffen oder bei der Inklusion von Menschen mit Handicap können solche Arbeitsanweisungen die auch bildlich unterlegt sind hilftreich und ratsam sein.
Insgesamt kann man sagen, dass Prozessanweisungen eine übergeordnete Ebene der Anleitung darstellen, während Verfahrensanweisungen eine detailliertere Ebene mit konkreten Anweisungen bieten, um die Durchführung der einzelnen Schritte zu gewährleisten.