Der QM-Blog
Die Schritt für Schritt Anleitung zum ISO9001 Zertifikat
Mit dieser Schritt für Schritt Anleitung zeigen wir Ihnen wie Sie und Ihr Team entspannt, unkomoliziert und ressourcenschonend eine ISO9001 Zertifizierung erhalten. Unsere QM Beratung begleitet Sie über die gesamte Strecke engmaschig und kompetent.
Inhalt
Schritt 1- Die Entscheidung zur Einführung eines QM Systems
Zu Beginn steht eine Weggabelung die Sie zu der Entscheidung bringt ein QM System einzuführen. Dabei sind die Gründe weshalb Sie sich dafür entscheiden maßgeblich für den schlussendlichen Erfolg Ihres QM Systems, sowie der erfolgreichen Zertifizierung. Weshalb?
Nun, die einen (und damit meinen wir die Geschäftsleitung einer Organisation) wollen ein QM-System einführen, weil Sie den Mehrwert bereits verinnerlicht haben. Die anderen wiederum müssen ein QM System einführen weil der Großkunde oder die Gesetzgebung es Ihnen nahelegen oder gar zur Bedingung machen.
Kurz gesagt: Ohne Qualitätsbewusstsein sein Qualität. Denn wenn Sie in Funktion der Geschäftsleitung sind und nicht maßgeblich von der Entscheidung der Einführung eines QM-Systems begeistert und überzeugt sind, werden Sie die Entscheidung gegenüber Ihren Mitarbeitenden nicht authentisch darlegen und vorleben können. Das Managementsystem weder erfolgreich implementieren, noch aufrechterhalten können.
Wir möchten auch als kostenloser Informationsvermittler im Rahmes unseres Blogs und nicht nur als gebuchtes BeraterInnen Team ehrlich mit Ihnen sein. Wenn Ihnen derzeit noch Zweifel an den zahlreichen Vorteilen eines Qualitätsmanagementsystems kommen, gehen Sie nochmal in sich, informieren Sie sich, notieren Sie den Nutzen für Sie und ihr Team, sprechen Sie unverbindlich mit einem Beratungsunternehmen und klären Sie offene Fragen.
Schritt 2- Die passende Beratung
Um alle derzeit offenen sowie zukünftig auftretenden Fragen qualifiziert beantwortet zu bekommen empfiehlt es sich ein Beratungsunternehmen bei der Einführung eines QM Systems nach DIN EN ISO9001:2015 an der Seite zu haben.
Selbstverständlich können Sie aber auch eigenständig, ohne externe Beratung, ein QM System aufbauen und zur Zertifizierung bringen.
Um das nötige Know How zu erhalten empfehlen wir Ihnen die Ausbildungen der TÜV Nord Akademie zum Thema Qualität.
Selbstverständlich gibt es auch weitere Anbieter. Sowohl Zertifizierungsstellen als auch private Weiterbildungsanbieter finden sich im Internet durch einschlägige Suchbegriffe.
Wenn Sie sich für ein externes BeraterInnen Team entscheiden wollen sollten Sie darauf achten, dass dieses zu Ihnen passt. Was wir damit meinen?
Ob das Consulting Unternehmen groß oder klein, international oder national operierend, erfahren oder modern, sehr kostspielig oder besonders preisgünstig, branchenspezifisch oder breit aufgestellt ist sollte schlussendlich nicht maßgeblich für die Entscheidung sein.
Auch hier wollen wir ehrlich zu Ihnen sein. Die Einführung bedeutet Arbeit und hier und dort werden Sie oder Ihr Team auf eine Herausforderung stoßen bei welcher Sie einen Partner an Ihrer Seite benötigen welcher Ihnen auf Augenhöhe begegnet, Ihre Bedürfnisse wahr nimmt, ggf. eine Extrameile für Sie läuft und Ihr Team begeistern und lösungsorientiert anleiten kann. Die Chemie muss passen. Der oder die QualitätsberatInnen müssen zu Ihrer Philosophie passen.
UNVERBINDLICHES ANGEBOT
Wir beraten Sie gerne und vollkommen unverbindlich über die Schritte der Einführung sowie über unseren Anteil als Beratungsteam. Wir bieten die klassische Vor Ort Beratung und auch eine reine Online Beratung. Außerdem sind alle unsere Beratungsleistungen komplett förderfähig. Das bedeutet, Sie erhalten 1750,00 € vom BAFA zurückerstattet.
Schritt 3- Analyse des IST STand
Ganz gleich ob Sie sich für oder gegen eine begleitende Beratung bei der Einführung Ihres Qualitätsmanagementsystems entscheiden. Der erste Schritt besteht in der Analyse der IST Situation.
Dies bedeutet für Sie und Ihre Team zunächst einmal genau hinzuschauen und unter anderem zu beleuchten:
- Was ist der Kontext unseres Unternehmens. Also in welchem Rahmen, zu welchen Bedingungen bewegen wir uns und mit welchen Akteuren innerhalb dieses Rahmens intergieren wir.
- Was haben wir bereits für vordefinierte Prozesse?
- Wo ordnen wir Stand heute unsere Qualität und die Zufriedenheit unserer Anspruchsgruppen (Kunden, Mitarbeitende, Geschäftspartner, Gesellschaft) mit unserer Qualität ein
Sehr viele Unternehmen arbeiten bereits mit Ansätzen des Qualitätsmanagements und erfüllen dabei sogar schon einige Normvorgaben für die angestrebte ISO9001 Zertifizierung.
Schritt 4- Definition der Qualitätsziele, Gestaltung der Prozesse und Bereitstellung von Ressourcen
Ausgehend von der Analyse der IST Situation und den Anforderungen Ihrer Anspruchsgruppen definieren Sie als Geschäftsleitung die Qualitätsziele. Hierbei gehen Sie systematisch vor und leiten diese aus Ihren Unternehmens- bzw. Marketingzielen ab.
Selbstverständlich gehört zu einem erfolgreichen Qualitätsmanagement auch die Transparenz und wie oben erwähnt eine Vorbildfunktion der Geschäftsleitung. Sie müssen die Qualitätsziele Ihren Mitarbeitenden bekanntmachen und mit gutem Beispiel voran gehen. Das bedeutet, selbst die vordefinierten Prozesse einhalten.
Damit die Prozesse eingehalten werden können, ist es von besonderer Bedeutung die notwendigen Ressourcen bereitzustellen. Hierzu gehören u.a. finanzielle Mittel, Personal, Infrastruktur und das notwendige Wissen.
Dieser Entwicklungs-und Implementierungsprozess dauert ca. 3-6 Monate. Je nach Komplexität des Unternehmens.
Wenn Sie z.B. nicht über eine eigene Entwicklungsabteilung o.ä. verfügen erfolgt die Prozessmodellierung sehr zügig.
Schritt 5- Das Qualitätsmanagement Leben, prüfen und verbessern
Nachdem Sie und Ihr Team viel geplant haben schreiten Sie nun zur Tat. Das QM System wird angewendet. Natürlich werden sich in der ersten Zeit Änderungen ergeben, welche Sie systematisch anpassen.
Bis zum Zertifizierungs Audit sollten Sie Ihr QM System ca. ein Jahr aktiv leben und die Ergebnisse überprüfen.
Dies ist nicht abhängig vom Beratungsunternehmen, sondern von Ihnen und der internen Verpflichtung.
Ein ebenfalls wichtiger Eckpfleiler der ISO9001 ist die kontinuierliche Verbesserung. Diese erreichen Sie durch die regelmäßige Überprüfung Ihrer Ergebnisse. Immer im Abgleich mit Ihren vorab definierten SOLL-Werten.
Schritt 6- Die ISO9001 Zertifizierung
Sie haben Ihr ISO9001 Qualitätsmanagement erfolgreich ein Jahr gelebt, geprüft und verbessert. Sie und Ihr Team haben verinnerlicht wie Sie dieses aufrechterhalten und sind motiviert sich auch in Zukunft durch herausragende Qualität in Ihrem Markt zu positionieren?
Dann sind Sie reif für die Zertifizierung. Hierfür wird eine unabhängige Zertifizierungsstelle mit der Durchführung des Zertifizierungsaudits beauftragt.
Diese sendet Ihnen in allerregel einen ersten Fragebogen worauf in der Folge ein Angebot und nach Beauftragung ein Auditplan erstellt wird.
Im ersten Schritt des Zertifizierungsaudits (Stufe I) prüft der Zertifizierungsauditor zunächst sorgfältig alle relevanten Unterlagen und Dokumente vor Ort. Dabei bewertet er, inwieweit die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt werden. Darüber hinaus wird auch die Eignung des Standorts und die speziellen Bedingungen vor Ort beurteilt, um festzustellen, ob das Unternehmen bereit ist, das ISO 9001 Zertifikat im Rahmen des Zertifizierungsaudits (Stufe II) zu erhalten.
Nachdem die Ergebnisse des Audits dokumentiert wurden, wird gegebenenfalls notwendiger Handlungsbedarf ermittelt und abgestimmt, bevor das Zertifizierungsaudit (Stufe II) durchgeführt wird. Dies bedeutet, dass Sie noch die Möglichkeit haben, eventuelle Korrekturen vor dem Zertifizierungsaudit (Stufe II) vorzunehmen.
Während des Zertifizierungsaudits vor Ort (Stufe II) wird abschließend überprüft, ob das Qualitätsmanagementsystem und alle relevanten normativen Dokumente den Anforderungen der DIN EN ISO 9001 entsprechen.
Nach Abschluss des Audits erstellt der Auditor einen Auditbericht, in dem die Ergebnisse festgehalten werden. In einem abschließenden Gespräch mit dem Auditor erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über den Ablauf des Audits sowie eine ausführliche Darstellung der Ergebnisse. Zudem werden Empfehlungen bezüglich eventuell festgestellter Abweichungen und möglicher Verbesserungsmöglichkeiten im Unternehmen gegeben.
Falls im Zertifizierungsaudit Abweichungen oder Nicht-Konformitäten im Hinblick auf die Norm ISO 9001 festgestellt werden, werden entsprechende Maßnahmen zur Korrektur festgelegt, eingeleitet und vom Auditor überwacht, um sicherzustellen, dass diese Abweichungen behoben werden. Erst nach der erfolgreichen Behebung eventueller Nicht-Konformitäten erfolgt die Erteilung des ISO 9001 Zertifikats. Wenn keine Abweichungen festgestellt werden oder bereits identifizierte Abweichungen erfolgreich korrigiert wurden, erfüllt Ihr Unternehmen die Voraussetzungen für die Zertifizierung nach ISO 9001, und der Erteilung des ISO 9001 Zertifikats steht nichts mehr im Wege. Es ist wichtig zu beachten, dass die Zertifizierung nicht vom Auditor selbst durchgeführt wird, sondern von einer speziellen Zertifizierungsstelle, die eine „benannte Person“ für diesen Zweck einsetzt. Diese Stelle prüft die Dokumentation des Zertifizierungsaudits, insbesondere den Auditbericht, und genehmigt anschließend das Zertifizierungsverfahren. Die Gültigkeit des Zertifikats beträgt dann in der Regel drei Jahre.