Der QM-Blog
Prozessanweisung und Verfahrensanweisung- der Unterschied liegt im Detail
In Beratungen werden wir oft gefragt wo der Unterschied der Begrifflichkeiten „Prozessbeschreibung“, „Prozessanweisung“ und „Verfahrensanweisung“ liegt. Schließlich und endlich sind beide Begriffe oft sein Teil des dokumentierten Qualitätsmanagements. In diesem Blog Beitrag klären wir auf.
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DIN EN ISO9000 regelt die Begriffe welche innerhalb der Norm ISO9001 verwendet werden. - Verfahrensanweisungen tauchen hier nicht auf
Prozessbeschreibungen werden als „Dokumente, die Informationen zur Durchführung von Prozessen bereitstellen“ definiert. Sie dienen dazu, den Prozessablauf zu beschreiben, einschließlich der Schritte, Verantwortlichkeiten und Interaktionen zwischen verschiedenen Prozessen oder Abteilungen.
Prozessbeschreibungen sollten also als ein Überblick dienen. Gerade durch den Verweis auf Schnittstellen und damit auch mögliche Risiken steht die Prozessbeschreibung was die Detailtiefe angeht ganz oben.
Verfahrensanweisungen werden in der Norm DIN EN ISO 9001 ebenso wenig beschrieben wie der Begriff Prozessbeschreibungen. Manche Unternehmen verstehen darunter das selbe wie eine Prozessbeschreibung. Andere wiederrum verstehen darunter eine detailliertere Beschreibung der jeweiligen Prozessschritte. Also ähnlich detailliert wie eine Arbeitsanweisung.
Es ist kein Versehen, dass die ISO 9001 diese Begriffe nicht klar regelt, abgrenzt oder gar vorgibt.
Denn schon in der Einleitung der ISO 9001 steht, dass Unternehmen Ihr „eigenes Ding“ machen sollen. Ihre eigenen Begriffe verwenden sollen und auch, dass die (falls vorhanden) gestalteten Prozessbeschreibungen und Handbuchkapitel bitte nicht nach den ISO Kapiteln und Begriffen benannt werden sollen.
Daher können die tatsächlichen Anforderungen und die Terminologie in der Praxis je nach Organisation variieren. Und sie sollten auch variieren.
Denn ein weiterer Grundsatz der DIN EN ISO9001 ist, so wenig wie möglich und so viel wie nötig zu dokumentieren. Damit ist schlicht und einfach gemeint, dem Unternehmen nicht unnötig viel „Papierkram“ aufzubürden. Dies frustriert Mitarbeiter und hindert ein Unternehmen daran die angestrebte Qualität zu erreichen.
Sie sehen also, viele negativen Assoziationen mit der ISO 9001 resultieren aus Unverständnis der geschriebenen Forderungen und der missglückten Interpretation der Norm.
Das Was- und das Wie etwas getan wird
Eines vorneweg. Wir präferieren in unserer Beratung den Begriff „Prozessbeschreibung“ gegenüber der „Prozessanweisung“ da in der Natur der deutschen Sprache der Begriff „Anweisung“ eine gewisse Befehlstonalität mitbringt und „Beschreibung“ doch etwas unterstützender und kooperativer klingt. Der Unterschied zwischen Prozessbeschreibung, Verfahrensanweisung und Arbeitsanweisung liegt in ihrem jeweiligen Anwendungsbereich und ihrer Detaillierungsstufe:
Prozessbeschreibungen: Prozessbeschreibungen beschreiben den allgemeinen Ablauf eines bestimmten Prozesses. Sie geben eine übergreifende Orientierung und erklären, wie der Prozess durchgeführt werden sollte, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Prozessanweisungen bieten einen Überblick über die erforderlichen Schritte, die Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen und mögliche Kontrollpunkte während des Prozesses. Sie sind eher allgemein gehalten und bieten Raum für individuelle Anpassungen und Interpretationen.
Verfahrensanweisungen/Arbeitsanweisungen: Verfahrensanweisungen oder Arbeitsanweisungen sind detaillierter als Prozessbeschreibungen. Sie bieten spezifische Anleitungen, wie ein bestimmter Schritt oder eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines Prozesses durchgeführt werden sollte.
Verfahrensanweisungen oder in manchen Unternehmen auch Arbeitsanweisungen genannt enthalten konkrete Anweisungen, Vorgaben, Prüfanweisungen, Arbeitsanweisungen oder Checklisten, um sicherzustellen, dass die Arbeit nach den festgelegten Standards durchgeführt wird. Sie sind oft präzise und lassen wenig Raum für Interpretationen.
In Bezug auf ihre Dokumentations-Hierarchie können Prozessbeschreibungen als übergeordnete Dokumente betrachtet werden, da sie den allgemeinen Ablauf eines Prozesses beschreiben. Sie bieten eine Orientierung für verschiedene Tätigkeiten und Verfahren innerhalb dieses Prozesses.
Verfahrensanweisungen bzw. Arbeitsanweisungen sind eine Stufe spezifischer und detaillierter, da sie sich auf bestimmte Schritte oder Aufgaben innerhalb eines Prozesses konzentrieren. Sie dienen dazu, die Durchführung dieser spezifischen Schritte gemäß den festgelegten Standards sicherzustellen. A
Insgesamt kann man sagen, dass Prozessanweisungen eine übergeordnete Ebene der Anleitung darstellen, während Verfahrensanweisungen eine detailliertere Ebene mit konkreten Anweisungen bieten, um die Durchführung der einzelnen Schritte zu gewährleisten.
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Wann wähle ich Welches Dokument?
Prozessbeschreibung oder Verfahrensanweisung/Arbeitsanweisung? Wenn Sie wissen möchten, wann Sie welche Dokumentenart wählen sollen haben wir ein paar Tips für Sie:
- Die Prozessbeschreibung wählen Sie um Schnittstellen, Verantwortlichkeiten der einzelnen Prozesschritte, den Wechsel zwischen Abteilungen, Freigabepunkte oder ähnliches anschaulich und übersichtlich darzustellen. Meistens dienen hier Flussdiagramme mit Stichpunkten als Mittel der Wahl.
Bsp. Komplette Übersicht über den Prozess „Neuen Mitarbeiter einstellen“ - Verfahrensanweisungen/Arbeitsanweisungen wählen Sie wenn dieser spezielle Teilschritt innerhalb eines Prozesses zum einen ausführlicher beschrieben werden soll (konkretes Step by Step) und/oder wenn dieser Teilschritt immer nur von einem Mitarbeiter ausgeführt wird und nicht in den Verantwortlichkeiten zwischen den Abteilungen hin und her springt.
Bsp. Detaillierte Beschreibung wie ein Arbeitsvertrag erstellt und freigegeben wird. (dies stellt eine Teilaufgabe innerhalb des oben genannten Prozesses dar)
