Der QM-Blog
Kernkompetenzen eines Auditors für Qualitätsmanagement
Wir geben Ihnen eine anschauliche Übersicht über die Kernkompetenzen welche ein Auditor/Auditorin für Qualitätsmanagement mitbringen sollte. Achten Sie bei der Auswahl der Auditoren auf diese Faktoren.
Was Sie außer den untenstehenden Faktoren außerdem beachten sollten ist die Sympathie. Denn ein Auditor bzw. eine Auditorin hat die Aufgabe Ihnen Verbesserungspotentiale aufzuzeigen. Wenn Sie als Entscheidungsträger die betreffende Person von vornherein ablehnen, wird aus dem Audit nicht der größtmögliche Nutzen gezogen werden.
Beitragszusammenfassung
1. ISO9001 und Qualitätsmanagement
Ein Auditor sollte ein fundiertes Verständnis für Qualitätsmanagementsysteme haben, einschließlich internationaler Normen wie ISO 9001. Dies umfasst Kenntnisse über Qualitätskonzepte, -methoden und -werkzeuge.
2. Audittechniken und Auditmethoden
Ein Auditor sollte über Kenntnisse und Fähigkeiten in verschiedenen Audittechniken verfügen, einschließlich interner Audits, Lieferantenaudits und externer Zertifizierungsaudits. Dazu gehören auch das Verständnis von Auditplanung, -durchführung und -berichterstattung.
Des Weiteren sollte er/sie die Audits nach Sinnhaftigkeit planen. Ein Audit sollte immer die aktuellen Bedürfnisse und Vorkommnisse im Unternehmen betrachten. Ein Beispiel: Ein Systemaudit ist geplant, jedoch häufen sich die Beschwerden im Prozess „Auslieferung“. Welcher Thematik sollte sich der/die Auditorin zuerst widmen? Richtig, dem vermeintlich optimierungsbedürftigem Prozess.
3. Kommunikationsstärke
Ein Auditor muss effektiv kommunizieren können, sowohl schriftlich als auch mündlich. Dies beinhaltet die Fähigkeit, klare Fragen zu stellen, aktiv zuzuhören und dabei auch Unsicherheiten, Einwände, Kritik oder mögliche Spannungsfelder während der Durchführung des Audits zu erkennen und umzulenken. Zur Kommunikationsstärke gehört ebenfalls sich auf die unterschiedlichsten Personengruppen und ihren Ansprüchen hinsichtlich Kommunikation einzustellen.
Ein QM-System soll von allen Stakeholdern verstanden werden. Der/die Auditor/in trägt in seiner/ihrer Rolle maßgeblich dazu bei.
Rückmeldungen zu geben und Berichte zu verfassen, die für alle Beteiligten verständlich sind.
4. Analytische Fähigkeiten
Ein Auditor muss in der Lage sein, komplexe Informationen zu analysieren und zu bewerten, um festzustellen, ob ein Qualitätsmanagementsystem den Anforderungen entspricht. Dies erfordert ein hohes Maß an Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, sachliche Schlussfolgerungen zu ziehen.
5. Integrität und Unparteilichkeit
Ein Auditor sollte unabhängig und objektiv sein, ohne persönliche Vorurteile oder Interessenkonflikte. Integrität ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Audits fair und gerecht durchgeführt werden und Vertrauen in Audits und Zertifizierungen aufrechterhalten wird.
Zu Integrität und Unparteilichkeit eines Auditors gehört z.B. auch, dass ehrlich kommunikziert wird, wenn eventuell Interessenskonflikte auftreten könnten (Beziehungen zu Mitarbeitenden im auditierten Bereich, berufliche Vorgeschichte usw.)
6. Teamfähigkeit
Ein Auditor muss in der Lage sein, Audits sowohl eigenständig als auch als Teil eines Teams durchzuführen. Dies erfordert die Fähigkeit, andere zu führen, zu koordinieren, effektiv zusammenzuarbeiten, was hin und wieder auch bedeuten kann sich innerhalb größerer Auditteams unterzuordnen.
Ego-Trips sind an dieser Stelle absolut fehl am Platz.
7. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse
Eine weitere Andorderung an eine hohe Auditorenqualität ist das betriebswirtschaftliche Verständnis.
In der Auditplanung sollte schon die Wirtschaftlichkeit des Audits für den Kunden berücksichtigt werden. Es sollten beispielsweise nicht mehr Tage/Stunden eingeplant werden als nötig.
Des Weiteren ist die betriebswirtschaftliche Sicht auf ein Managementsystem sehr wichtig. Prozesse sollen nicht nur effektiv sondern auch effizient sein. Mit wenig Input viel Output generieren. Um Prozesse zu verstehen, messen und Hilfe zur Optimierung bieten zu können dürfen betriebswirtschaftliche Kennzahlen und deren Wirkungsweisen nicht unbekannt sein.