Die ISO Normen unterscheiden zwischen zwei Arten von Dokumenten:

Dokumente die Sie „aufrechterhalten“ müssen und Dokumente die sie „aufbewahren“ müssen.

Unter „aufrechterhalten“ versteht die Norm alle Dokumente welche Sie benötigen um Ihr Managementsystem am Leben zu erhalten. Um die Abläufe optimal zu steuern Also Dokumente die stets aktuell sein sollten, stets „angemessen“ (ein weitere ISO Begriff welchen wir im White Paper genauer beschreiben).

Das könnten Prozessbeschreibungen, ein Handbuch, Checklisten oder weiteres sein. Die Betonung liegt hier auf „könnte“. Denn für was Sie sich entscheiden, was zu IHREM Unternehmen passt. Das entscheiden Sie ganz allein. Die ISO Norm zwingt Sie zu keiner Form.

Unter „aufbewahren“ versteht die Norm solche Dokumente welche Sie als Nachweis für die Erfüllung von Anforderungen sammeln und über eine angemessene Zeit archivieren sollten. Das sind z.B. Messprotokolle oder Auditberichte, Kennzahlenübersicht etc. 
Wenn Sie die Liste der Pflichtdokumente downloaden werden Sie feststellen, dass diese Nachweisdokumente den weit größeren Anteil ausmachen. 

Was „angemessen“ ist, also die Detailtiefe, die Anzahl der „Dokumente“, das Medium mit dem Sie etwas festhalten entscheiden Sie als Unternehmen unter Anbetracht verschiedenster gesammelter Anforderungen.

Anforderungen können Kunden an Sie stellen, aber auch der Gesetzgeber oder Sie selber zum Beispiel auf Grund von Haftungsrisiken. Aber selbstverständlich auch die Mitarbeiter. Gestalten Sie dokumentierte Informationen immer so wie es zu Ihnen und Ihrem Team passt.